BENEFICIOS DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Actualmente, la factura digital es el sistema de facturación más rápido y eficiente disponible en Chile, y su utilización reporta una serie de importantes beneficios a toda entidad comercial (desde una gran compañía hasta la pequeña y mediana empresa -Pyme-).
Entre las principales ventajas de preferir un software para el sistema de facturación electrónica se encuentran:
a. Es un sistema de facturación que reduce los costos:
- El documento electrónico elimina el costo de papel autocopiativo para impresión de originales y copias, debido a que los documentos se pueden imprimir con papel corriente.
- Elimina el costo de despacho manual o el costo de envío de correspondencia (sobre, documento anexo, estampilla, entrega en correo), si su cliente también cuenta con el software de facturación o, en su defecto, ha aceptado que se le envíe por e-mail la factura digital, puede imprimir en su propias instalaciones tantas veces como requiera.
- El documento electrónico reduce los costos de personal que significa la impresión de las facturas en los formularios timbrados por el SII en Chile, que requiere un riguroso cuidado y almacenamiento. Cabe destacar que la implementación del software de facturación incluye instalación, configuración, pruebas y certificación ante el SII de Chile.
- El costo de tiempo en producir el archivado de las facturas se elimina al contar con el documento electrónico.
- La facturación electrónica elimina además el costo de rotulado, muebles, archivadores y el espacio de almacenamiento.
- La gran reducción de costos del software de facturación favorece claramente a las Pyme, pues son las empresas que mayor crecimiento económico requieren en los primeros años de gestión.
b. El software de facturación permite una mejor administración interna:
- El tener plenamente disponible tantas copias de un documento en formato electrónico como se requiera evita desplazar copias internas de un sitio a otro.
- Se pueden incorporar ciclos de control interno para la revisión en línea de toda facturación electrónica emitida, pero que se desea visar antes de que tengan carácter oficial.
- El hecho que la facturación sea electrónica incentiva la automatización de los ciclos de contabilización de tal manera de evitar el paso por papel.
- El documento electrónico facilita el control de sucursales debido a que es muy fácil compartirlos por e-mail o mediante acceso a la web donde se publican.
- La factura electrónica es un sistema flexible, por lo que el softwarepuede ser utilizado para la administración interna de grandes empresas o Pymes,
c. La informática es garantía de seguridad en los procesos de facturación:
- Los documentos electrónicos minimizan el riesgo de dejar a la vista especies valoradas (las facturas timbradas lo son) las que podrían ser mal utilizadas por un empleado poniendo en riesgo a la organización, es decir, la informática es sinónimo de seguridad para sus documentos.
- El sistema de facturación electrónico facilita el acceso a información confidencial de clientes que se desea manejar de manera privada, evitando así tener las facturas a la vista (archivadores).
- En caso que se requiera un documento de años anteriores para su revisión, ahora estará disponibles en formato electrónico, en tiempo real, en un servidor web por un período de 6 años.
d. Mejor administración para su cliente:
- El sistema de facturación facilita el proceso de contabilización de cada factura ingresada, debido a que se recibe un archivo electrónico que evita la digitación.
- El proceso de recepción de mercancías se puede sistematizar, pues se puede generar el parte de entrada en forma electrónica a partir del mismo original. Por estas razones la factura electrónica será obligatoria en muy poco tiempo a todos los proveedores de supermercados y multitiendas.
e. Mayor facilidad de cobranza para su cliente y vuestra empresa:
- El proceso de generación de pagos en donde participa más de una persona se hace más seguro mediante el sistema de facturación electrónica, pues pueden acceder al original, en tiempo real, todas las personas que así lo requieran.
- Es más fácil hacer una cobranza asistida telefónicamente, debido a que ambas personas pueden ver simultáneamente el mismo documento electrónico, lo que facilita la revisión y el acuerdo de pago.
f. La factura se transforma en título ejecutivo de deuda:
- Conforme a la ley recientemente aprobada se puede transformar en título ejecutivo de deuda, bastando que el receptor (cliente) confirme la fecha de pago en forma electrónica, lo que se podrá realizar en forma remota.
- Junto a lo anterior, las facturas aumentarán su liquidez en el mercado bajando los costos de los créditos asociados al descuento de ellas (factoring) como ya sucedió en México y Brasil.
g. El software de facturación es un primer paso en la era del documento electrónico:
Con la incursión del sistema de facturación electrónica se ingresa al corazón y directamente a la era de los documentos electrónicos, lo que reducirá gradualmente los costos administrativos de todo el ciclo comercial, por el hecho de que las partes compartan los mismos documentos, que irán siendo confeccionado por ambas partes en forma remota, como la orden de compra, la nota de ventas, las instrucciones de despacho etc.
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